外贸公司申请出口退税需要准备的材料主要包括以下几类：

一、基础资料

出口货物报关单：

货物出口时向海关提交的报关单，是申请出口退税的基本凭证。

需加盖海关验讫章，并确认已办理结关手续。

出口销售发票：

出口货物的销售发票，是证明出口销售收入的主要凭证。

发票上应明确标注出口货物的名称、规格、数量、单价、总价等信息。

进货发票：

对应于出口货物的购进环节，提供的进货发票用于确定出口产品的供货单位、产品名称、数量等。

进货发票上应注明是否是生产企业的销售价格，以便划分和计算确定其进货费用等。

外汇核销单（或外汇收入证明）：

证明出口货物已收汇的相关凭证，如外汇核销单、银行收汇通知书等。

部分国家和地区可能要求提供收汇核销证明，以证明出口货物已收汇。

二、辅助资料

出口货物运输单据：

如海运提单、空运单、铁路运单等，证明货物已出口运输。

如有出口货物运单和出口保险单，也需一并提供。

产品征税证明：

若退税货物在生产或采购过程中已缴纳相关税费，需提供产品征税证明。

出口收汇已核销证明：

证明出口货物的外汇收入已核销的凭证。

与出口退税有关的其他材料：

包括但不限于出口合同、装箱单、运输单据、代理出口证明等。

这些材料用于进一步证明出口业务的真实性和合法性。

三、企业资质证明

企业营业执照：

证明企业合法经营资格的证件。

税务登记证：

证明企业已办理税务登记并取得纳税人资格的证件。

进出口经营权证明：

证明企业具有进出口经营资格的证件。

四、特殊业务资料

进料加工复出口业务资料：

如有进料加工复出口产品业务，应提供进口料件的合同编号、日期、进口料件名称、数量、复出口产品名称、进料成本金额和实纳各种税金额等详细资料。

代理出口业务资料：

如为代理出口业务，需提供代理出口证明及相关代理协议等。

五、电子数据

出口退税申报系统生成的电子数据：

使用国家税务总局认可的出口货物退税电子申报系统生成电子申报数据。

包括出口明细申报数据、进货明细申报数据、退税汇总申报表等。

具体所需材料可能因地区、行业、退税政策等因素而有所不同。在准备材料时，建议外贸公司提前咨询当地税务机关或相关代理出口退税机构，以获取最准确、最权威的信息。同时，确保提供的所有材料真实、准确、完整，以免影响退税申请的顺利进行。